Start Om Ahlsell Behandling av personopplysninger

Du er kunde/potensiell kunde hos oss

1. Informasjon om Ahlsells behandling av personopplysninger – kunder og potensielle kunder

2. Hvilke personopplysninger behandler vi om deg?

Vi behandler personopplysninger om deg som kontaktperson, signatar eller annen representant for en potensiell eller eksisterende kunde. Vi samler kun inn personopplysninger til forhåndsgitte formål – hva vi samler inn om deg avhenger av hvordan du kommuniserer med oss. Vi samler inn og behandler følgende kategorier av personopplysninger:

Identitetsopplysninger: opplysninger som gjør det mulig å identifisere deg, for eksempel navn, personnummer eller organisasjonsnummer (for enkeltpersonforetak som er våre kunder), bank-ID og signatur. Personnummer behandles på grunn av viktigheten av sikker identifikasjon, i samsvar med personopplysningsloven § 12.
Kontaktopplysninger: opplysninger som gjør det mulig for oss å kontakte deg, for eksempel adresse, e-postadresse og telefonnummer.
Konto- og kundeinformasjon: for eksempel bruker-ID, kundenummer, kontaktinformasjon, kortnummer (for kunder som har det blå Ahlsell-kortet) og informasjon for å opprette og bruke en konto på nettstedet og i appen, for eksempel kundens egne merknader ved bestilling (f.eks. ansattnummer og andre merknader) og kundetilbud.
Tjenesteinformasjon: informasjon om din rolle i organisasjonen du representerer, for eksempel stilling/tittel, selskapet du representerer og selskapets geografiske beliggenhet.
Besøksdata: data relatert til besøk hos oss, for eksempel kostholdsvaner, klesstørrelse, bilens registreringsnummer, notater og resultater fra hjemmebesøk, hvem som ble besøkt, informasjon om ulykker og hendelser under besøket, samt bilder (stillbilder og video) fra overvåkningskameraer og våre arrangementer.
Kommunikasjon: informasjon knyttet til din kommunikasjon med oss, for eksempel innholdet i e-poster, notater fra telefonsamtaler, andre kommentarer, video- og lydopptak fra møter, intervjuer osv.
Betalingsopplysninger: informasjon vi trenger for å kunne kreve betaling, for eksempel faktureringsopplysninger som leverings- og faktureringsadresse, bank- og/eller girokonto nummer og andre bankopplysninger.
Tekniske data: informasjon om enheten du bruker (f.eks. datamaskin eller mobiltelefon), for eksempel IP-adresse, operativsystem og nettlesertype, samt informasjon om brukeratferd, posisjonsdata, nettleserhistorikk og engasjementsmålinger fra mottakere av e-postmarkedsføring, inkludert «lest»-status og tidsstempler for e-poster, som samles inn via informasjonskapsler eller lignende sporingsteknologier.

3. Formål, rettslig grunnlag og lagringstid for vår behandling av personopplysninger

3.1 Levering av våre produkter og tjenester

Administrering av kundeforhold
Formål	Administrere kunde- og potensielle kundeforhold, herunder gjennomføring av kredittsjekker, opprettelse av kunde- og brukerkontoer samt administrasjon av kunders tilgang til våre salgskanaler.
Kategorier av personopplysninger	Identitetsdata, kontaktopplysninger, konto- og kundeopplysninger, tjenesteopplysninger, kommunikasjon og betalingsopplysninger.
Rettslig grunnlag	Berettiget interesse (GDPR artikkel 6(1)(f)) – behandling er nødvendig for å ivareta vår berettigede interesse i å administrere kontraktsforhold og oppfylle forpliktelser etter avtalen. Kontakt oss gjerne dersom du ønsker mer informasjon om hvordan vi har vurdert og avveid dine interesser opp mot våre.
Lagring	Personopplysninger slettes fem (5) år etter at kundeforholdet er avsluttet og fem (5) år etter innsamling hvis det ikke inngås noe kundeforhold.

Bestilling
Formål	Administrere bestillinger/kjøp og andre forpliktelser i henhold til avtalen, herunder håndtering i våre salgskanaler, håndtering av eventuelle kundetilbud, levering og varsler, fakturering og innbetalinger.
Kategorier av personopplysninger	Identitetsopplysninger, kontaktopplysninger, tjenesteopplysninger, betalingsopplysninger, konto- og kundeopplysninger, kommunikasjon.
Rettslig grunnlag	Berettiget interesse (GDPR, artikkel 6.1(f)) – behandling er nødvendig for å ivareta vår berettigede interesse i å håndtere bestillinger og oppfylle våre andre forpliktelser i henhold til avtalen. Ta kontakt med oss hvis du ønsker å vite mer om hvordan vi har avveid dine interesser mot våre.
Oppbevaringsperiode	Personopplysninger slettes fem (5) år etter at bestillingen/kjøpet er fullført.

Returer, klager og krav
Formål	Håndtering av returer, klager og krav.
Kategorier av personopplysninger	Identitetsopplysninger, kontaktopplysninger, tjenesteopplysninger, betalingsopplysninger, konto- og kundeopplysninger, kommunikasjon.
Rettslig grunnlag	Berettiget interesse (GDPR, artikkel 6.1(f)) – behandling er nødvendig for å ivareta vår berettigede interesse i å håndtere returer, klager og krav. Kontakt oss hvis du ønsker å vite mer om hvordan vi har avveid dine interesser mot våre.
Oppbevaringsperiode	Personopplysninger slettes fem (5) år etter at bestillingen/kjøpet er fullført.

Manglende betaling
Formål	Iverksette tiltak ved manglende betaling (inkasso og eventuell betalingspåminnelse).
Kategorier av personopplysninger	Identitetsopplysninger, kontaktopplysninger, kommunikasjon.
Rettslig grunnlag	Berettiget interesse (GDPR, artikkel 6.1(f)). Behandlingen er nødvendig for vår berettigede interesse i å kunne inndrive gjeld til oss. Kontakt oss hvis du ønsker å vite mer om hvordan vi har avveid dine interesser mot våre.
Oppbevaringsperiode	Personopplysninger slettes fem (5) år etter at bestillingen/kjøpet er fullført.

3.2 Levering av tjenester og kundestøtte

Kundesupport
Formål	Å yte kundestøtte for våre produkter og tjenester, inkludert logistikk (planlagte og pågående leveranser og eventuelle avvik), nettstedet og våre systemer, bærekraftsspørsmål og andre spørsmål fra kunder/potensielle kunder.
Kategorier av personopplysninger	Identitetsdata, kontaktopplysninger, konto- og kundeopplysninger, tjenesteopplysninger, betalingsopplysninger, kommunikasjontekniske data.
Rettslig grunnlag	Behandlingen av visse tekniske data som samles inn via informasjonskapsler eller lignende sporingsteknologier under bruk, er basert på ditt samtykke innhentet via vårt informasjonskapselbanner (GDPR, artikkel 6.1(a)). Andre data behandles på grunnlag av berettiget interesse (GDPR, artikkel 6.1(f)) – behandlingen er nødvendig for å ivareta vår berettigede interesse i å yte støtte og hjelpe våre kunder ved å svare på spørsmål, gi informasjon, feilsøke osv. Kontakt oss hvis du ønsker å vite mer om hvordan vi har avveid dine interesser mot våre.
Oppbevaringsperiode	Personopplysninger knyttet til support og utviklingsarbeid slettes seks (6) måneder etter at supportsaken er fullført. Tekniske data slettes i samsvar med Ahlsells retningslinjer for informasjonskapsler.

Tilleggstjenester
Formål	Å tilby tjenester, for eksempel opplæring, IT-systemer og IT-tjenester, samt tjenester for rengjøring, utlån og demonstrasjon av produkter.
Kategorier av personopplysninger	Identitetsdata, kontaktopplysninger, konto- og kundeopplysninger, tjenesteopplysninger, betalingsopplysninger, kommunikasjon, tekniske data.
Rettslig grunnlag	Behandlingen av visse tekniske data som samles inn via informasjonskapsler eller lignende sporingsteknologier under bruk, er basert på ditt samtykke innhentet via vårt informasjonskapselbanner (GDPR, artikkel 6.1(a)). Andre data behandles på grunnlag av berettiget interesse (GDPR, artikkel 6.1(f)) – behandling er nødvendig for å ivareta vår berettigede interesse i å tilby opplæring og andre tjenester. Kontakt oss hvis du ønsker å vite mer om hvordan vi har avveid dine interesser mot våre.
Oppbevaringsperiode	Personopplysninger slettes fem (5) år etter at tjenesten er levert. Tekniske data slettes i samsvar med Ahlsells retningslinjer for cookies.

3.3 Besøk i våre lokaler

Besøk
Formål	Administrere besøksrelaterte tjenester, herunder håndtering av parkering og gjestenettverk ved våre lokaler, adgangskontroll i butikker, logistikksentre (LC), øvrige lokaler og kontorer, kureradministrasjon samt tilfeldige kontroller utført av våre sikkerhetspartnere for å sikre at eiendeler ikke fjernes ulovlig fra våre områder.
Kategorier av personopplysninger	Identitetsdata, kontaktopplysninger, tjenesteopplysninger, besøksopplysninger, kommunikasjontekniske data (ved bruk av gjestenettverk).
Rettslig grunnlag	Behandlingen av visse tekniske data som samles inn via informasjonskapsler eller lignende sporingsteknologier under bruk, er basert på ditt samtykke som er innhentet via vårt informasjonskapselbanner (GDPR, artikkel 6.1(a)). Andre data behandles på grunnlag av berettiget interesse (GDPR, artikkel 6.1(f)) – behandlingen er nødvendig for å ivareta vår berettigede interesse i å administrere besøk på nettstedet vårt og sikre et tilstrekkelig sikkerhetsnivå i forbindelse med disse. Kontakt oss hvis du ønsker å vite mer om hvordan vi har avveid dine interesser mot våre.
Oppbevaringsperiode	Personopplysninger slettes tretti (30) dager etter besøket. Tekniske data slettes i henhold til Ahlsells retningslinjer for administrasjon av cookies.

Overvåking ved logistikksentre og våre butikker, samt andre lokaler som lokale kontorer
Formål	For å forebygge, oppdage og etterforske kriminalitet med sikte på å sikre et trygt arbeidsmiljø for våre ansatte og besøkende, bruker vi CCTV-overvåking i vårt logistikcenter (LC), våre butikker og andre lokaler, for eksempel lokale kontorer. Kameraovervåking brukes også for å forhindre uautorisert tilgang til de ovennevnte stedene ved å kontrollere trafikkstrømmen til og fra stedene.
Kategorier av personopplysninger	Besøksdata, personalia.
Rettslig grunnlag	Berettiget interesse (GDPR, artikkel 6.1(f)) – behandling er nødvendig for å ivareta vår berettigede interesse i å sikre trygge omgivelser for oss og våre besøkende og forhindre at uautoriserte personer kommer inn i lokalene. Ta kontakt med oss hvis du ønsker å vite mer om hvordan vi har avveid dine interesser mot våre.
Oppbevaringsperiode	Opptak skal slettes senest én uke etter at opptakene er gjort. Hvis det er sannsynlig at opptaket vil bli utlevert til politiet i forbindelse med etterforskning av straffbare handlinger eller ulykker, kan opptakene oppbevares inntil 30 dager

Hendelser og ulykker
Formål	Håndtering av hendelser og rapportering av ulykker, hendelser, branner osv.
Kategorier av personopplysninger	Identitetsopplysninger, kontaktopplysninger, tjenesteopplysninger, besøksopplysninger, kommunikasjon.
Rettslig grunnlag	Berettiget interesse (GDPR, artikkel 6.1(f)) – behandling er nødvendig for å ivareta vår berettigede interesse i å håndtere hendelser, ulykker osv. Kontakt oss hvis du ønsker å vite mer om hvordan vi har avveid dine interesser mot våre.
Oppbevaringsperiode	Personopplysninger slettes senest sju (7) dager etter besøket.

3.4 Markedsføring og arrangementer

Markedsføring
Formål	Å markedsføre våre produkter og tjenester og gi informasjon om vår virksomhet via telefon, e-post, nettsteder, sosiale medier, pressemeldinger og annen kommunikasjon til kunder og potensielle kunder.
Kategorier av personopplysninger	Identitetsdata, kontaktopplysninger, tjenesteopplysninger, tekniske data.
Rettslig grunnlag	Behandlingen av visse tekniske data som samles inn via informasjonskapsler eller lignende sporingsteknologier, er basert på ditt samtykke som er innhentet via vårt informasjonskapselbanner (GDPR artikkel 6(1)(a)). Andre opplysninger behandles på grunnlag av berettiget interesse (GDPR artikkel 6(1)(f)) – behandlingen er nødvendig for å ivareta vår berettigede interesse i å markedsføre oss selv og nå nye kunder. Ta kontakt med oss hvis du ønsker å vite mer om hvordan vi har avveid dine interesser mot våre.
Oppbevaringsperiode	Personopplysninger slettes fem (5) år etter at kundeforholdet er avsluttet. Personopplysninger knyttet til sending av nyhetsbrev slettes når du velger å melde deg av. Personopplysninger knyttet til undersøkelser slettes seks (6) måneder etter at de er fullført. Tekniske data slettes i henhold til Ahlsells retningslinjer for informasjonskapsler.

Bilder og videoer i markedsføring
Formål	Bruk av stillbilder og bevegelige bilder som fotografier, lydopptak og videoer fra arrangementer i intern og ekstern kommunikasjon og markedsføringsmateriell. Vi bruker AI-teknologi til å produsere, redigere og identifisere bilder og videoer.
Kategorier av personopplysninger	Besøksdata.
Rettslig grunnlag	For portrettbilder vil vi be om ditt samtykke, jf. GDPR artikkel 6(1)(a). For situasjonsbilder baseres behandlingen på vår berettigede interesse (GDPR, artikkel 6.1(f)) i å ivareta vår berettigede interesse i å gjøre vårt markedsføringsmateriell visuelt tiltalende og relevant. Kontakt oss hvis du ønsker å vite mer om hvordan vi har avveid dine interesser mot våre.
Oppbevaringsperiode	Personopplysninger behandles i bruksperioden og i maksimalt fem (5) år.

Arrangementer og konkurranser
Formål	Å invitere til og administrere deltakelse i våre arrangementer og konkurranser, inkludert å kontakte deltakerne i etterkant.
Kategorier av personopplysninger	Identitetsdata, kontaktopplysninger, tjenesteopplysninger, besøksopplysninger, kommunikasjon.
Rettslig grunnlag	Berettiget interesse (GDPR artikkel 6(1)(f)) – behandling er nødvendig for å ivareta vår berettigede interesse i å organisere arrangementer og konkurranser. Kontakt oss hvis du ønsker å vite mer om hvordan vi har avveid dine interesser mot våre. Når vi behandler kostholdspreferanser som involverer helseinformasjon, baserer vi behandlingen på samtykke (GDPR artikkel 6(1)(a)).
Oppbevaringsperiode	Personopplysninger behandles under det aktuelle arrangementet/konkurransen. Der det er aktuelt, kan personopplysninger lagres i opptil tre (3) måneder etter arrangementet og opptil ett (1) år etter konkurransen for å følge opp arrangementet, verifisere gevinster og administrere premier knyttet til konkurransen.

3.5 Forretningsanalyse og utvikling

Analyse og forbedring av driften
Formål	Løpende innsamling av data til statistikk, rapporter og analyser for å støtte analyse, utvikling, effektivisering og oppfølging av vår virksomhet, inkludert våre produkter og tjenester, blant annet gjennom kundetilfredshetsundersøkelser, kundeintervjuer og interessentanalyser.
Kategorier av personopplysninger	Alle personopplysninger som er angitt i personvernerklæringen, se punkt 2 ovenfor.
Rettslig grunnlag	Behandlingen av tekniske data som samles inn via informasjonskapsler eller lignende sporingsteknologier, er basert på ditt samtykke innhentet via vårt informasjonskapselbanner (GDPR artikkel 6(1)(a)). Andre data behandles på grunnlag av berettiget interesse (GDPR artikkel 6(1)(f)) – behandlingen er nødvendig for å ivareta vår berettigede interesse i å analysere vår virksomhet i ulike faser og forbedre våre tjenester. Kontakt oss hvis du ønsker å vite mer om hvordan vi har avveid dine interesser mot våre.
Oppbevaringsperiode	Det lagres ikke personopplysninger spesifikt for dette formålet. Personopplysninger som danner grunnlag for statistikk, rapporter og analyser for dette formålet, lagres i samsvar med lagringstidene som er angitt for hvert formål, som angitt i informasjonen på denne undersiden. Tekniske data slettes i samsvar med Ahlsells retningslinjer for cookies.

3.6 Generell behandling

Regnskap
Formål	Administrere regnskapsforpliktelser, inkludert lagring av regnskapsmateriale og utarbeidelse av årsrapporter.
Kategorier av personopplysninger	Identitetsopplysninger, kontaktopplysninger, betalingsopplysninger, konto- og kundeopplysninger, kommunikasjon.
Rettslig grunnlag	Rettslig forpliktelse (GDPR artikkel 6(1)(c) og bokføringsloven § 13).
Oppbevaringsperiode	Regnskapsmateriale er oppbevaringspliktig i 3,5 eller 5 år. Dersom vilkårene er oppfylt, kan personopplysninger lagres i inntil syv (7) år basert på berettiget interesse.

IT- og informasjonssikkerhet
Formål	For å beskytte våre IT-systemer (slik at de fungerer korrekt og sikkert), utføre tester, feilsøke og undersøke IT-sikkerhetshendelser og årsaker til tekniske problemer, samt gjenopprette data i IT-systemer når det er nødvendig (f.eks. sikkerhetshendelse). Det utføres regelmessige sikkerhetskopieringer.
Kategorier av personopplysninger	Identitetsdata, kontaktopplysninger, konto- og kundeopplysninger, tjenesteopplysninger, besøksopplysninger, betalingsopplysninger, tekniske data, kommunikasjon.
Rettslig grunnlag	Behandlingen av visse tekniske data som samles inn via informasjonskapsler eller lignende sporingsteknologier under bruk, er basert på ditt samtykke innhentet via vårt informasjonskapselbanner (GDPR, artikkel 6.1(a)). Andre data behandles på grunnlag av berettiget interesse (GDPR artikkel 6(1)(f)) – behandlingen er nødvendig for å ivareta vår berettigede interesse i å sikre tilstrekkelig IT- og informasjonssikkerhet. Kontakt oss hvis du ønsker å vite mer om hvordan vi har avveid dine interesser mot våre.
Oppbevaringsperiode	Personopplysninger som brukes til å teste IT-systemene våre, oppdateres i testmiljøet én (1) gang i året. Sikkerhetskopier av personopplysninger i IT-systemene våre oppdateres løpende, og gamle versjoner slettes etter maksimalt tolv (12) måneder. Personopplysninger som behandles for å beskytte oss mot uautorisert tilgang, overbelastning og andre sikkerhetsrisikoer, lagres normalt ikke. Hvis IT-systemene imidlertid blokkeres, for eksempel av sikkerhetsmessige årsaker, lagres opplysningene i tre (3) måneder. Personopplysninger som samles inn i form av logger om/under feilsøking, lagres i maksimalt ett (1) år. Tekniske data slettes i samsvar med Ahlsells retningslinjer for informasjonskapsler.

Tilsyn, krav og hendelser
Formål	Å undersøke hendelser, svare på krav og gi tilsynsmyndighetene den informasjonen de ber om i tilfelle tilsyn.
Kategorier av personopplysninger	Kategoriene av personer og personopplysninger som etterspørres i tilfelle hendelser og tilsyn.
Rettslig grunnlag	Overholdelse av en rettslig forpliktelse (GDPR artikkel 6(1)(c) og GDPR artikkel 31, 33-34 og artikkel 58).
Oppbevaringsperiode	Personopplysninger behandles så lenge hendelsen eller tilsynet pågår og i opptil tjuefire (24) måneder etterpå.

Tvister
Formål	Beskyttelse av våre interesser i tilfelle en tvist.
Kategorier av personopplysninger	Kategoriene av personer og personopplysninger som er nødvendige i forbindelse med tvisten og de involverte partene.
Rettslig grunnlag	Berettiget interesse (GDPR, artikkel 6(1)(f)) – for å kunne beskytte våre interesser i tilfelle en tvist. Ta kontakt med oss hvis du ønsker å vite mer om hvordan vi har avveid dine interesser mot våre.
Oppbevaringsperiode	Personopplysninger lagres så lenge tvisten pågår og i ti (10) år etterpå.

Rettigheter i henhold til GDPR
Formål	For å etterkomme din forespørsel om å utøve noen av dine rettigheter i henhold til GDPR.
Kategorier av personopplysninger	Identitetsopplysninger, kontaktopplysninger og annen informasjon om deg som du oppgir i forespørselen din, og som er nødvendig for å imøtekomme den.
Rettslig grunnlag	Rettslig forpliktelse (GDPR artikkel 6(1)(c) og GDPR kapittel III).
Oppbevaringsperiode	Personopplysninger lagres i tjuefire (24) måneder etter at vi har behandlet forespørselen din.

Juridiske forpliktelser
Formål	For å overholde juridiske forpliktelser i henhold til for eksempel hvitvaskingsloven eller reglene om produktansvar og produktsikkerhet.
Kategorier av personopplysninger	Kun de kategoriene av personopplysninger som er nødvendige for å oppfylle den respektive juridiske forpliktelsen.
Rettslig grunnlag	Rettslig forpliktelse (GDPR artikkel 6(1)(c) og hvitvaskingsloven, produktansvarsloven.
Oppbevaringsperiode	Personopplysninger lagres generelt i fem (5) år fra datoen de ble samlet inn. Hvis det er nødvendig for å forhindre, oppdage eller etterforske hvitvasking eller finansiering av terrorisme, lagres opplysningene i opptil ti (10) år. For andre juridiske forpliktelser kan andre lagringstider gjelde.

Tøm listen

Tøm innkjøpsliste

Din handlekurv

Du er kunde/potensiell kunde hos oss

1. Informasjon om Ahlsells behandling av personopplysninger – kunder og potensielle kunder

2. Hvilke personopplysninger behandler vi om deg?

3. Formål, rettslig grunnlag og lagringstid for vår behandling av personopplysninger

3.1 Levering av våre produkter og tjenester

Administrering av kundeforhold

Bestilling

Returer, klager og krav

Manglende betaling

3.2 Levering av tjenester og kundestøtte

Kundesupport

Tilleggstjenester

3.3 Besøk i våre lokaler

Besøk

Overvåking ved logistikksentre og våre butikker, samt andre lokaler som lokale kontorer

Hendelser og ulykker

3.4 Markedsføring og arrangementer

Markedsføring

Bilder og videoer i markedsføring

Arrangementer og konkurranser

3.5 Forretningsanalyse og utvikling

Analyse og forbedring av driften

3.6 Generell behandling

Regnskap

IT- og informasjonssikkerhet

Tilsyn, krav og hendelser

Tvister

Rettigheter i henhold til GDPR

Juridiske forpliktelser

Melding fra Ahlsell