Du er leverandør, forretnings- eller samarbeidspartner

Administrering av leverandørforhold

Formål

Administrere leverandørforhold og potensielle leverandørforhold, inkludert blant annet bakgrunnssjekk av leverandørers kredittverdighet og sjekk i forhold til Ahlsells atferdskodeks, samt on-boarding-tiltak (f.eks. opprettelse og signering av avtaler), offboarding og vedlikehold av leverandører i våre IT-systemer/IT-tjenester.

Kategorier av personopplysninger

Identitetsdata, kontaktopplysninger, leverandørdetaljer, tjenestedetaljer, kommunikasjon.

Rettslig grunnlag

Berettiget interesse (GDPR artikkel 6(1)(f)) – behandling er nødvendig for å ivareta vår berettigede interesse i å administrere kontraktsforhold og oppfylle forpliktelser etter avtalen. Kontakt oss gjerne dersom du ønsker mer informasjon om hvordan vi har vurdert og avveid dine interesser opp mot våre.

Oppbevaringsperiode

Personopplysninger slettes ti (10) år etter at leverandørforholdet er avsluttet.

Personopplysninger knyttet til kontoer hos Ahlsell slettes seks (6) måneder etter at leverandørforholdet er avsluttet.  

Ordrehåndtering

Formål

Administrere bestillinger/avrop/kjøp og andre forpliktelser i henhold til avtaler, herunder å legge inn bestillinger, motta leveranser og fakturaer, betale for dem og annen løpende administrasjon av produkt- og tjenesteleveranser til Ahlsell.

Kategorier av personopplysninger

Identitetsopplysninger, kontaktopplysninger, tjenesteopplysninger, besøksopplysninger, bankopplysninger, kommunikasjon.

Rettslig grunnlag

Berettiget interesse (GDPR, artikkel 6.1(f)) – behandling er nødvendig for å ivareta vår berettigede interesse i å legge inn bestillinger, motta leveranser og oppfylle våre andre forpliktelser i henhold til avtalen. Ta kontakt med oss hvis du ønsker å vite mer om hvordan vi har avveid dine interesser mot våre.

Oppbevaringsperiode

Personopplysninger slettes fem (5) år etter at bestillingen/kjøpet er fullført.

Returer, klager og krav

Formål

Å håndtere våre returer, klager, krav og andre avvik i forbindelse med bestillinger/avrop/kjøp, for eksempel avvik i faktura, retur og ankomst.

Kategorier av personopplysninger

Identitetsopplysninger, kontaktopplysninger, leverandøropplysninger, tjenesteopplysninger, bankopplysninger, kommunikasjon.

Rettslig grunnlag

Berettiget interesse (GDPR, artikkel 6.1(f)) – behandling er nødvendig for å ivareta vår berettigede interesse i å håndtere returer, klager og krav. Kontakt oss hvis du ønsker å vite mer om hvordan vi har avveid dine interesser mot våre.

Oppbevaringsperiode

Personopplysninger slettes fem (5) år etter at bestillingen/kjøpet er fullført.

Besøk 

Formål

Administrere besøksrelaterte tjenester, herunder håndtering av parkering og gjestenettverk ved våre lokaler, adgangskontroll i butikker, logistikksentre (LC), øvrige lokaler og kontorer, kureradministrasjon samt tilfeldige kontroller utført av våre sikkerhetspartnere for å sikre at eiendeler ikke fjernes ulovlig fra våre områder.

Kategorier av personopplysninger

Identitetsdata, kontaktopplysninger, tjenesteopplysninger, besøksopplysninger, kommunikasjontekniske data (ved bruk av gjestenettverk).

Rettslig grunnlag

Behandlingen av visse tekniske data som samles inn via informasjonskapsler eller lignende sporingsteknologier under bruk, er basert på ditt samtykke innhentet via vårt informasjonskapselbanner (GDPR, artikkel 6.1(a)).

Andre data behandles på grunnlag av berettiget interesse (GDPR, artikkel 6.1(f)) – nødvendig for å ivareta vår berettigede interesse i å administrere besøk til våre lokaler og sikre et tilstrekkelig sikkerhetsnivå i forbindelse med disse. Kontakt oss hvis du ønsker å vite mer om hvordan vi har avveid dine interesser mot våre.

Oppbevaringsperiode

Personopplysninger slettes tretti (30) dager etter besøket.

Tekniske data slettes i samsvar med Ahlsells retningslinjer for informasjonskapsler.

Overvåking ved logistikksentre og våre butikker, samt andre lokaler som lokale kontorer

Formål

For å forebygge, oppdage og etterforske kriminalitet med sikte på å sikre et trygt arbeidsmiljø for våre ansatte og besøkende, bruker vi CCTV-overvåking ved vårt logistikcenter (LC), våre butikker og andre lokaler, for eksempel lokale kontorer. Kameraovervåking brukes også for å forhindre uautorisert tilgang til de ovennevnte stedene ved å kontrollere trafikkstrømmen til og fra stedene.

Kategorier av personopplysninger

Besøksdata.

Rettslig grunnlag

Berettiget interesse (GDPR, artikkel 6.1(f)) – behandling er nødvendig for å ivareta vår berettigede interesse i å sikre trygge omgivelser for oss og våre besøkende og forhindre at uautoriserte personer oppholder seg på området. Ta kontakt med oss hvis du ønsker å vite mer om hvordan vi har avveid dine interesser mot våre.

Oppbevaringsperiode

Opptak skal slettes senest én uke etter at opptakene er gjort. Hvis det er sannsynlig at opptaket vil bli utlevert til politiet i forbindelse med etterforskning av straffbare handlinger eller ulykker, kan opptakene oppbevares inntil 30 dager.

Hendelser og ulykker

Formål

Håndtering av hendelser og rapportering av ulykker, hendelser, branner osv.

Kategorier av personopplysninger

Identitetsopplysninger, kontaktopplysninger, tjenesteopplysninger, besøksopplysninger, kommunikasjon.

Rettslig grunnlag

Berettiget interesse (GDPR, artikkel 6.1(f)) – behandling er nødvendig for å ivareta vår berettigede interesse i å håndtere hendelser, ulykker osv. Kontakt oss hvis du ønsker å vite mer om hvordan vi har avveid dine interesser mot våre.

Oppbevaringsperiode

Personopplysninger slettes senest tretti (30) dager etter besøket.

Support

Formål

Å yte støtte og svare på spørsmål/håndtere saker fra leverandører.

Kategorier av personopplysninger

Identitetsopplysninger, kontaktopplysninger, leverandøropplysninger, tjenesteopplysninger, kommunikasjon, bankopplysninger.

Rettslig grunnlag

Berettiget interesse (GDPR, artikkel 6.1(f)) – behandling er nødvendig for å ivareta vår berettigede interesse i å gi støtte og hjelpe våre leverandører ved å svare på spørsmål, gi informasjon, feilsøke osv. Kontakt oss hvis du ønsker å vite mer om hvordan vi har avveid dine interesser mot våre.

Oppbevaringsperiode

Personopplysninger knyttet til støtte- og utviklingsarbeid slettes seks (6) måneder etter at support-saken er fullført.

Tilleggstjenester

Formål

Å tilby tjenester som opplæring og IT-systemer/IT-tjenester gjennom våre partnere.

Kategorier av personopplysninger

Identitetsdata, kontaktopplysninger, leverandørdetaljer, tjenestedetaljer, besøksdetaljer, bankopplysninger, kommunikasjon, tekniske data.

Rettslig grunnlag

Behandlingen av visse tekniske data som samles inn via informasjonskapsler eller lignende sporingsteknologier, er basert på ditt samtykke innhentet via vårt informasjonskapselbanner (GDPR, artikkel 6.1(a)).

Andre data behandles på grunnlag av berettiget interesse (GDPR, artikkel 6.1(f)) – dvs. behandlingen er nødvendig for å ivareta vår berettigede interesse i å tilby opplæring og andre tjenester. Kontakt oss hvis du ønsker å vite mer om hvordan vi har avveid dine interesser mot våre.

Oppbevaringsperiode

Personopplysninger slettes fem (5) år etter at tjenesten er levert.

Tekniske data slettes i samsvar med Ahlsells retningslinjer for cookies.

Markedsføring

Formål

Å markedsføre og gi informasjon om vår virksomhet via telefon, e-post, nettsteder, sosiale medier, pressemeldinger og annen kommunikasjon til leverandører og potensielle leverandører.

Kategorier av personopplysninger

Identitetsdata, kontaktopplysninger, leverandørdetaljer, tjenestedetaljer, tekniske data.

Rettslig grunnlag

Behandlingen av visse tekniske data som samles inn via informasjonskapsler eller lignende sporingsteknologier, er basert på ditt samtykke som er innhentet via vårt informasjonskapselbanner (GDPR, artikkel 6.1(a)).

Andre data behandles på grunnlag av berettiget interesse (GDPR, artikkel 6.1(f)) – dvs. behandlingen er nødvendig for å ivareta vår berettigede interesse i å administrere besøk på nettstedet vårt og sikre et tilstrekkelig sikkerhetsnivå. Kontakt oss hvis du ønsker å vite mer om hvordan vi har avveid dine interesser mot våre.

Oppbevaringsperiode

Personopplysninger slettes fem (5) år etter at leverandør-, forretnings- og partnerforholdet er avsluttet.

Personopplysninger slettes fem (5) år etter at kundeforholdet er avsluttet.

Personopplysninger knyttet til sending av nyhetsbrev slettes når du velger å melde deg av.

Personopplysninger knyttet til undersøkelser slettes seks (6) måneder etter at de er fullført.

Tekniske data slettes i henhold til Ahlsells retningslinjer for informasjonskapsler.

Bilder og videoer i markedsføring

Formål

Bruk av stillbilder og bevegelige bilder som fotografier, lydopptak og videoer fra arrangementer i intern og ekstern kommunikasjon og markedsføringsmateriell.

Vi bruker AI-teknologi til å produsere, redigere og identifisere bilder og videoer.

Kategorier av personopplysninger

Besøksdata.

Rettslig grunnlag

For portrettbilder vil vi be om ditt samtykke, jf. GDPR artikkel 6(1)(a).

For situasjonsbilder baseres behandlingen på vår berettigede interesse (GDPR, artikkel 6.1(f)) i å ivareta vår berettigede interesse i å gjøre vårt markedsføringsmateriell visuelt tiltalende og relevant. Kontakt oss hvis du ønsker å vite mer om hvordan vi har avveid dine interesser mot våre.

Oppbevaringsperiode

Personopplysninger behandles i bruksperioden og i maksimalt fem (5) år. 

Arrangementer og konkurranser

Formål

Å invitere til og administrere deltakelse i våre arrangementer og konkurranser, inkludert å kontakte deltakerne i etterkant.

Kategorier av personopplysninger

Identitetsdata, kontaktopplysninger, tjenesteopplysninger, besøksopplysninger, kommunikasjon.

Rettslig grunnlag

Berettiget interesse (GDPR, artikkel 6.1(f)) – behandling er nødvendig for å ivareta vår berettigede interesse i å organisere arrangementer og konkurranser. Kontakt oss hvis du ønsker å vite mer om hvordan vi har avveid dine interesser mot våre.

Når vi behandler kostholdspreferanser som involverer helseinformasjon, baserer vi behandlingen på samtykke (GDPR, artikkel 6.1 (a)).

Oppbevaringsperiode

Personopplysninger behandles under det aktuelle arrangementet/konkurransen. Der det er aktuelt, kan personopplysninger lagres i opptil tre (3) måneder etter arrangementet og opptil ett (1) år etter konkurransen for å følge opp arrangementet, verifisere gevinster og administrere premier knyttet til konkurransen.

Analyse og forbedring av driften

Formål

Løpende innsamling av data til statistikk, rapporter og analyser for å støtte analyse, utvikling, effektivisering og oppfølging av vår drift, forretningssystemer, prosesser og strategier, blant annet ved å følge opp resultatet av virksomhetens kommersielle transaksjoner for å analysere og øke lønnsomheten og gjennomføre interessentanalyser.

Kategorier av personopplysninger

Alle personopplysninger som er spesifisert i personvernerklæringen, se punkt 2 ovenfor.

Rettslig grunnlag

Behandlingen av tekniske data innhentet gjennom informasjonskapsler eller lignende sporingsteknologier, er basert på ditt samtykke innhentet via vårt informasjonskapselbanner (GDPR, artikkel 6.1(a)).

Andre opplysninger behandles på grunnlag av berettiget interesse (GDPR, artikkel 6.1(f)) – behandlingen er nødvendig for å ivareta vår berettigede interesse i å analysere vår virksomhet på ulike nivåer og forbedre våre tjenester. Ta kontakt med oss hvis du ønsker å vite mer om hvordan vi har avveid dine interesser mot våre.

Oppbevaringsperiode

Ingen personopplysninger lagres spesifikt for dette formålet. Personopplysninger som danner grunnlag for dette formålet, lagres i samsvar med lagringstidene som er angitt for hvert formål, som angitt i informasjonen på denne undersiden.

Tekniske data slettes i samsvar med Ahlsells retningslinjer for cookies.

Regnskap

Formål

Administrere regnskapsforpliktelser, inkludert lagring av regnskapsmateriale og utarbeidelse av årsrapporter.

Kategorier av personopplysninger

Identitetsopplysninger, kontaktopplysninger, leverandøropplysninger, bankopplysninger, kommunikasjon.

Rettslig grunnlag

Rettslig forpliktelse (GDPR artikkel 6(1)(c) og bokføringsloven § 136(1)(c)).

Oppbevaringsperiode

Regnskapsmateriale er oppbevaringspliktig i 3,5 eller 5 år. Dersom vilkårene er oppfylt, kan personopplysninger lagres i inntil syv (7) år basert på berettiget interesse.

IT- og informasjonssikkerhet

Formål

For å beskytte våre IT-systemer (slik at de fungerer korrekt og sikkert), utføre tester, feilsøke og undersøke IT-sikkerhetshendelser og årsaker til tekniske problemer, samt gjenopprette data i IT-systemer når det er nødvendig (f.eks. sikkerhetshendelse). Det utføres regelmessige sikkerhetskopieringer.

Kategorier av personopplysninger

Identitetsdata, kontaktopplysninger, leverandørdetaljer, tjenestedetaljer, besøksdetaljer, bankopplysninger, tekniske data, kommunikasjon.

Rettslig grunnlag

Behandlingen av visse tekniske data som samles inn via informasjonskapsler eller lignende sporingsteknologier under bruk, er basert på ditt samtykke innhentet via vårt informasjonskapselbanner (GDPR, artikkel 6.1(a)).

Andre data behandles på grunnlag av berettiget interesse (GDPR, artikkel 6.1(f)) – behandlingen er nødvendig for å ivareta vår berettigede interesse i å sikre tilstrekkelig IT- og informasjonssikkerhet på. Kontakt oss hvis du ønsker å vite mer om hvordan vi har avveid dine interesser mot våre.

Oppbevaringsperiode

Personopplysninger som brukes til å teste IT-systemene våre, oppdateres i testmiljøet én (1) gang i året. Sikkerhetskopier av personopplysninger i IT-systemene våre oppdateres løpende, og gamle versjoner slettes etter maksimalt tolv (12) måneder.

Personopplysninger som behandles for å beskytte oss mot uautorisert tilgang, overbelastning og andre sikkerhetsrisikoer, lagres normalt ikke. Hvis IT-systemene imidlertid blokkeres, for eksempel av sikkerhetsmessige årsaker, lagres opplysningene i tre (3) måneder. Personopplysninger som samles inn i form av logger om/under feilsøking, lagres i maksimalt ett (1) år.

Tekniske data slettes i samsvar med Ahlsells retningslinjer for cookies.

Tilsyn, krav og hendelser

Formål

Å undersøke hendelser, svare på krav og gi ønsket informasjon til tilsynsmyndigheter i tilfelle tilsyn.

Kategorier av personopplysninger

Kategoriene av personer og personopplysninger som etterspørres i tilfelle hendelser og tilsyn.

Rettslig grunnlag

Overholdelse av en rettslig forpliktelse (GDPR artikkel 6(1)(c) og GDPR artikkel 31, 33-34 og artikkel 58).

Oppbevaringsperiode

Personopplysninger behandles så lenge hendelsen eller tilsynet pågår og i opptil tjuefire (24) måneder etterpå.

Tvister

Formål

Beskyttelse av våre interesser i tilfelle en tvist.

Kategorier av personopplysninger

Kategoriene av personer og personopplysninger som er nødvendige i forbindelse med tvisten og de involverte partene.

Rettslig grunnlag

Berettiget interesse (GDPR, artikkel 6(1)(f)) – for å kunne beskytte våre interesser i tilfelle en tvist. Kontakt oss hvis du ønsker å vite mer om hvordan vi har avveid dine interesser mot våre.

Oppbevaringsperiode

Personopplysninger lagres så lenge tvisten pågår og i ti (10) år etterpå.

Rettigheter i henhold til GDPR

Formål

For å etterkomme din forespørsel om å utøve noen av dine rettigheter i henhold til GDPR.

Kategorier av personopplysninger

Identitetsopplysninger, kontaktopplysninger og annen informasjon om deg som du oppgir i forespørselen din og som er nødvendig for å etterkomme den.

Rettslig grunnlag

Rettslig forpliktelse (GDPR, artikkel 6.(1)(c) og GDPR kapittel III).

Oppbevaringsperiode

Personopplysninger lagres i tjuefire (24) måneder etter at vi har behandlet forespørselen din.

Juridiske forpliktelser

Formål

For å overholde juridiske forpliktelser i henhold til for eksempel hvitvaskingsloven eller reglene om produktansvar og produktsikkerhet.

Kategorier av personopplysninger

Kun de kategoriene av personopplysninger som er nødvendige for å oppfylle den respektive juridiske forpliktelsen.

Rettslig grunnlag

Rettslig forpliktelse (GDPR artikkel 6(1)(c) og hvitvaskingsloven, produktansvarsloven.

Oppbevaringsperiode

Personopplysninger lagres generelt i fem (5) år fra datoen de ble samlet inn. Hvis det er nødvendig for å forhindre, oppdage eller etterforske hvitvasking eller finansiering av terrorisme, lagres opplysningene i opptil ti (10) år. For andre juridiske forpliktelser kan andre lagringstider gjelde.